Evaluační schůzka prosinec 2011
Datum: 12. 12. 2011
Místo konání: sídlo České marketingové společnosti
Novotného lávka 200/5, 110 00 Praha 1
Účastníci: doc. PhDr. Jitka Vysekalová (prezidentka České marketingové společnosti)
Milada Hábová (koordinátor projektu)
Ing. Petr Černoch (projektový a finanční manažer)
Bc. Martina Opálenská (specialista vzdělávání)
Karel Tesarczyk (obchodní zástupce společnosti TEMPO TRAINING & CONSULTING a.s.)
Bc. Dominika Gajdová (realizátor vzdělávacích aktivit společnosti TEMPO TRAINING & CONSULTING a.s.)
Program:
- Zhodnocení uplynulých projektových aktivit, informace o čerpání zálohových plateb od Evropské unie
- Podstatná změna týkající se zapojení nových subjektů do projektu
- Projednání problémových firem zapojených v projektu
- Projednání dalších záležitostí potřebných pro zajištění chodu projektu
1. Zhodnocení uplynulých projektových aktivit, informace o čerpání zálohových plateb od Evropské unie
Za uplynulé monitorovací období byla schválena 2. Monitorovací zpráva za období 1. 1. 2011 – 30. 6. 2011. Následující monitorovací období je od 1. 7. 2011 do 31. 12. 2011. Účastníci schůzky se shodli na zaslání pracovní verze monitorovací zprávy ke kontrole managementu ČMS do 20. 1. 2012. Zástupci společnosti TEMPO byli vyzváni k zaslání vystavených faktur ještě do konce roku 2011 tak, aby Česká marketingová společnost mohla tyto závazky do konce roku 2011 uhradit a tyto výdaje mohly být zahrnuty ve 3. Monitorovací zprávě.
Při úhradě faktur došlo k nesrovnalosti mezi požadovanou a skutečně uhrazenou částkou. Omylem bylo uhrazeno o 3 400 Kč více. Tato suma bude odečtena od úhrady další faktury, aby došlo k vyrovnání.
Bylo zjištěno neplnění předběžného finančního plánu projektu. Od začátku projektu (1. 1. 2011) byly poskytnuty zálohy cca 6,3 mil. Kč, vyčerpáno bylo pouze cca 3,6 mil. Kč. Nesoulad je způsoben hlavně pozdějším zahájením vzdělávání. Strany se dohodly na větší intenzitě školení v následujícím období, aby byl finanční plán během roku 2012 naplněn a bylo možné zajistit předfinancování projektu po celou jeho dobu. S tím souvisí rovněž komunikace se zapojenými subjekty, které by měly být s dostatečným časovým předstihem poskytovat informace pro stanovení předběžného plánu vzdělávání a tím i čerpání finančních prostředků. V současné době je rozplánováno cca 63 – 65 % všech vzdělávacích aktivit projektu.
Do konce monitorovacího období (tedy do 31. 12. 2011) nelze vyčerpat zbývající zůstatek finančních prostředků, proto by cca koncem dubna 2012 došlo k vytvoření mimořádné monitorovací zprávy, se kterou je spjata i žádost o platbu, popřípadě bude zažádáno o podstatnou změnu týkající se navýšení zálohových plateb, aby bylo dohnáno zpoždění finančního plánu.
2. Podstatná změna týkající se zapojení nových subjektů do projektu
Vzhledem ke změnám v možnostech aktuálně zapojených subjektů dojde v následujícím monitorovacím období pravděpodobně ke změně struktury zapojených subjektů v projektu. Řešením bude oslovení dalších členů České marketingové společnosti, kteří by mohli být zapojeni do projektu, popřípadě přijetí nových členů. Realizátor vzdělávacích aktivit zašle přehled kurzů, které nebude možné realizovat se stávajícími zapojenými členy. Obchodní zástupce společnosti TEMPO připraví oslovující dopis a vedení České marketingové společnosti bude kontaktovat vybrané subjekty. Obchodní zástupce společnosti TEMPO bude dále tyto firmy oslovovat osobně a podrobně je informovat o možnostech spolupráce. Případné změny budou řešeny podstatnou změnou projektu.
3. Projednání problémových firem zapojených v projektu
Realizátor vzdělávacích aktivit za společnost TEMPO informoval vedení ČMS o problémových firmách, které jsou zapojeny v projektu. Jedná se o firmy:
- ANERI s.r.o., která nepodává zpětnou vazbu a nekomunikuje s dodavatelem vzdělávacích služeb, ani se zástupci ČMS.
- Olympus Czech Group, s.r.o., člen koncernu, které chybí dočerpat cca 60 % naplánovaných školení a existuje riziko, že nebudou realizovány.
- ESAB WAMBERK, s.r.o., která je rovněž pod úrovní plánu vzdělávacích aktivit.
-
4. Projednání dalších záležitostí potřebných pro bezproblémový chod projektu
Nepřímé náklady – čerpání nepřímých nákladů je přímou úměrou spjato s čerpáním nákladů přímých. Management ČMS by měl hlídat, aby čerpání nepřímých nákladů v daném monitorovacím období nepřevýšilo čerpání nákladů přímých.
Podmínky vstupu do ČMS – členové schůzky projednali vstupní poplatky a roční příspěvky pro nové potenciální členy, kteří se rozhodou vstoupit do České marketingové společnosti s možností následného zapojení od projektu. Členské příspěvky činí 8.000 Kč ročně a členům ČMS plynou určité výhody ve smyslu obdržení veškerých výtisku časopisů, které společnost vydává a možnost barevné inzerce na náklady ČMS.
Skripta k archivaci – vedení ČMS a realizátor vzdělávacích aktivit se dohodli na vyhotovení skript k archivaci k 16. 12. 2011. Pro realizační tým bude pro přehled vytvořen seznam již vyhotovených skript.
Publicita na školení – označení místností pro školení zajistí dodavatel vzdělávacích aktivit, cedulky na stoly pro jednotlivé účastníky zajistí Česká marketingová společnost. Tyto pomůcky budou vytvořeny dle platné verze manuálu pro publicitu.
Prezidentka ČMS upozornila na nutnost maximálně hospodárného využívání všech prostředků grantu při zajišťování všech aktivit souvisejících s projektem.
Dále upozorňuje prezidium ČMS a management projektu školící organizaci na nutnost uvádět na všech fakturách přesné a podrobné údaje o činnostech a subjektech, ke kterým se faktury vztahují.
Vypracovali: Martina Opálenská a Petr Černoch.
……………………………………………………………
PhDr. Jitka Vysekalová
prezidentka ČMS
